Lors d’une transaction commerciale, plusieurs documents sont nécessaires pour assurer la traçabilité et la bonne gestion des échanges entre un fournisseur et son client. Parmi ces documents, on trouve le bon de commande et le bon de livraison. Ils ont chacun leur fonction spécifique et ils s’inscrivent dans une étape précise du processus de vente. Dans cet article, nous vous expliquons comment ils sont utilisés et pourquoi ils sont indispensables.
Le bon de commande : premier pas vers une transaction réussie
Le bon de commande est un document émis par l’acheteur dans le but de confirmer sa volonté d’acquérir certains biens ou services auprès d’un fournisseur. Il présente les informations relatives aux produits commandés (quantité, référence, prix unitaire…) ainsi que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur. Il peut également inclure des conditions particulières telles que les modalités de paiement ou la date de livraison souhaitée.
En signant et en envoyant ce document au fournisseur, l’acheteur formalise sa demande et engage juridiquement sa responsabilité envers le vendeur.
Le bon de commande a un rôle d’archivage pour les deux parties concernées, qui peuvent s’y référer à tout moment pour vérifier les détails de la commande ou en cas de litige. Par exemple, si la marchandise reçue ne correspond pas à celle qui a été commandée, l’acheteur pourra se référer au bon de commande pour prouver ses dires.
Établir un bon de commande : ce qu’il faut savoir
Pour être valable, le bon de commande doit comporter certaines mentions obligatoires. Parmi ces éléments figurent la dénomination et l’adresse des parties prenantes (acheteur et vendeur), la date et le numéro du document, ainsi que la description des biens commandés (quantité, prix unitaire, etc.). Il est également conseillé d’y inclure les conditions générales de vente et les modalités de paiement.
Afin d’éviter tout malentendu, il est recommandé de faire préciser et signer éventuellement une annexe contenant des spécifications techniques ou des clauses particulières concernant la nature des produits ou services demandés.
Le bon de livraison : garant d’une réception conforme
Une fois la marchandise préparée et expédiée par le vendeur, celui-ci devra accompagner sa livraison d’un autre document : le bon de livraison. Ce document permet d’attester que les biens ont été remis au destinataire et qu’ils correspondent à ce qui était attendu. Il indique ainsi l’état des colis au moment de leur arrivée, toute anomalie étant signalée par le réceptionnaire.
Le bon de livraison joue donc un rôle de preuve en cas de litige sur la conformité de la marchandise reçue.
De plus, lorsqu’il est signé par le destinataire des produits, il atteste leur prise en charge et décharge le vendeur de sa responsabilité. En tant que support de traçabilité, il est également important pour les deux parties (vendeur et acheteur) à des fins de gestion des stocks et d’archivage.
Rédiger un bon de livraison : les éléments essentiels
Le bon de livraison doit comporter plusieurs informations clés pour être valable. Il doit ainsi mentionner les coordonnées du vendeur, celles du destinataire ainsi que les références de la commande (numéro, date). On y trouvera également la liste des biens expédiés avec leur quantité, nature et autres caractéristiques propres.
Il est également courant d’y ajouter des indications sur le transport (mode de livraison, nom du transporteur…) ainsi que des mentions spécifiques ou précautions à prendre en compte concernant certaines marchandises (fragiles, sensibles aux températures, etc.). Une fois complété, ce document doit être conservé par les deux parties prenantes afin de servir de justification en cas de litige ou de suivi comptable.
La relation entre ces deux documents
Dans le cadre d’une transaction commerciale, le bon de commande et le bon de livraison sont complémentaires. Le premier permet à l’acheteur de préciser ses demandes et d’établir un accord avec le fournisseur, tandis que le second sert à attester que les produits ont été réceptionnés conformément à la commande passée.
Ces deux documents sont donc indispensables pour une bonne gestion des échanges commerciaux, aussi bien pour les clients que pour les fournisseurs.
Ils participent à la sécurisation des transactions en permettant de vérifier et suivre chaque étape du processus : depuis la prise de commande jusqu’à la livraison, en passant par la facturation. Ainsi, les parties prenantes disposent d’une traçabilité optimale et d’éléments probants en cas de litige ou de besoin de suivi comptable.
